3
Волшебный синтез бюрократии и IT-технологий | Паблико
45 подписчики

Волшебный синтез бюрократии и IT-технологий


23 авг 2023 · 09:43    

Как известно офисным мудрецам «если хочешь замылить вопрос - организуй совещания». Выстраданная поколениями офисного планктона, возможно ещё со времён Хаммурапи, эта нехитрая максима начала сбоить буквально вот-вот. Всё благодаря достижениям НТП и, не побоюсь этого слова, во многом благодаря цифровизации. Широкое распространение ноутбуков и дешёвых веб-камер позволяет организовать весьма примитивную в исполнении, на зато крайне эффективную и, что немаловажно - цифровую базу всей этой бюрократической радости. Основные принципы:

  • Все совещания записываются на видео, о чём все участники совещания предупреждаются заранее
  • Ведется письменный протокол каждого совещания
  • Протокол в электронном виде (для ценителей - в отсканированном) и видеофайл складываются в общую базу данных

Пример протокола:



авуа.jpg 79.07 KB


Как видите - ничего сложного. Несколько комментариев:

  1. Вопросы из раздела 2 на следующем совещании перекочёвывают в раздел 1.
  2. Если вопрос не решён или решён частично - он остаётся в протоколе.
  3. Решенные вопросы помечаются признаком ДА и в протокол следующего совещания не переносятся
  4. Даты в столбце «Заданный срок исполнения» с историей записи, что бы видно было, сколько раз этот вопрос не решали. Туда добавляются даты из столбца «Новый срок» 

В любой момент можно зайти в базу данных совещаний, посмотреть протокол и прокрутить видеозапись, точно установив - кто, что и когда обещал. Но не сделал.

Данная методика была применена мной уже на нескольких местах работы и показала свою высокую эффективность.

Наиболее просто реализуется если совещания идут в режиме видеоконференций - запись обеспечивается штатными методами программы видеоконференцсвязи. 

Как известно офисным мудрецам «если хочешь замылить вопрос - организуй совещания». Выстраданная поколениями офисного планктона, возможно ещё со времён Хаммурапи, эта нехитрая максима начала сбоить буквально вот-вот. Всё благодаря достижениям НТП и, не побоюсь этого слова, во многом благодаря цифровизации. Широкое распространение ноутбуков и дешёвых веб-камер позволяет организовать весьма примитивную в исполнении, на зато крайне эффективную и, что немаловажно - цифровую базу всей этой бюрократической радости. Основные принципы:

  • Все совещания записываются на видео, о чём все участники совещания предупреждаются заранее
  • Ведется письменный протокол каждого совещания
  • Протокол в электронном виде (для ценителей - в отсканированном) и видеофайл складываются в общую базу данных

Пример протокола:



авуа.jpg 79.07 KB


Как видите - ничего сложного. Несколько комментариев:

  1. Вопросы из раздела 2 на следующем совещании перекочёвывают в раздел 1.
  2. Если вопрос не решён или решён частично - он остаётся в протоколе.
  3. Решенные вопросы помечаются признаком ДА и в протокол следующего совещания не переносятся
  4. Даты в столбце «Заданный срок исполнения» с историей записи, что бы видно было, сколько раз этот вопрос не решали. Туда добавляются даты из столбца «Новый срок» 

В любой момент можно зайти в базу данных совещаний, посмотреть протокол и прокрутить видеозапись, точно установив - кто, что и когда обещал. Но не сделал.

Данная методика была применена мной уже на нескольких местах работы и показала свою высокую эффективность.

Наиболее просто реализуется если совещания идут в режиме видеоконференций - запись обеспечивается штатными методами программы видеоконференцсвязи. 

Читайте также

Комментарии 0

Войдите для комментирования
НОВОСТИ ПОИСК РЕКОМЕНД. НОВОЕ ЛУЧШЕЕ ПОДПИСКИ